Ein Haus mit Geschichte und ein Haus, in dem sich seither einiges getan hat. Zum einen betrifft das die großflächigen Bauarbeiten, die bis Oktober 2008 - hier feierte das Krankenhaus seinen 125 Geburtstag -  andauerten,  zum anderen die Einführung des „Digitalen Archivs“ und der eigentliche Anlass für unser gemeinsames Frühstück. Unsere Gäste kommen aus den Krankenhäuser der umliegenden Städte und Regionen, die sich den Schritt ins digitale Archiv, so wie ihn das „Paul-Gerhard-Stift“ gegangen ist, genauer zeigen lassen wollen.

Bei heißem Café, Brötchen und Obst lässt es sich locker reden und Informationen austauschen. Unsere erste Station ist das ehemalige Archiv, was heute das „Übergangsarchiv“ des Hauses darstellt. Hier stehen die Patientenakten, bis sie ins  DMI zur weiteren Aufbereitung und anschl. Digitalisierung überstellt werden. 
Aber der Reihe nach: Nach der Patientenentlassung kommt die Papierakte ins Archiv und wird hier als "eingegangen" verbucht. Vorher wurde sie bereits mit Aufnahme des Patienten über das Software-Programm AVP von DMI mit Schnittstelle zum PAS automatisch als „virtuelle Akte“ sozusagen, „hinein“ inventarisiert. Im Übergangsarchiv verbleibt sie ca. 3 Monate, bis sie ins DMI zur vollständigen Digitalisierung kommt. Digital verarbeitet werden im „Paul-Gerhard-Stift“ die Behandlungsjahre ab 2003; das Haus hat sich für die hybride Archivierung entschieden. Bedeutet: Die Patientenakten stehen digital zur Verfügung und sind zusätzlich auf Mikrofilm gesichert. Die Jahrgänge vor 2003 wurden konventionell in das DMI-Dienstleistungszentrum nach Leisnig ausgelagert und können hier jederzeit via archiv24®, per Fax oder auch Kurier angefordert werden. Was sich komplex darstellt, ist die alltagserprobte und intuitive Lösung im „Paul-Gerhard-Stift“, wie uns eine Teilnehmerinnen, die eine „Testakte“ zum einbuchen bekam, mit den Worten „…einfacher geht’s eigentlich nicht“ bestätigte.

Bleibt noch zu zeigen, wie die gescannte und jetzt digital vorhandene Information aus der Patientenakte dort zu sehen ist, wo sie gebraucht wird, am medizinischen Arbeitsplatz. Das geschieht via Archivlink, über den die digitale Patientenakte aus dem digitalen Archiv in den „Viewer“ gebracht wird (die IT-Umgebung ist das medico//s von SIEMENS). Über den jeweiligen Patienten, gelangt der Arzt/med. Personal zum Fall und kann sich dann aus den einzelnen Registern das gewünschte Dokument anzeigen lassen. Eine Lösung, die im Alltag überzeugt und die sich viele unserer Gäste auch für ihr Haus vorstellen können.