Das Evangelische Krankenhaus in Wesel am unteren Niederrhein gelegen, war Treffpunkt für eine weitere Ausgabe unserer Archiv aktiv-Informationsreihe "Information Breakfast“.
Für unsere „Frühstücksgäste“ - dieses Mal kamen sie aus Lüdenscheid, Essen, Moers, Neuss und aus Mönchengladbach – ist der Besuch eines Information Breakfast von großem Nutzen, wenn das Thema demnächst auf der eigenen „Agenda“ steht und es darum geht, sich eine "Best Practice"-Lösung im Echtbetrieb anzuschauen

Unser Gastgeber

Das EVK Wesel ist ein Haus der Regelversorgung mit 305 Betten auf 10 Fachabteilungen verteilt,  mit circa 13.500 stationären Aufnahem im Jahr. Das in einem modernen Haus dieser Größe entsprechend viele Patientenakten entstehen, die es dann auch noch über den vom Gesetzgeber empfohlenen Zeitraum von 30 Jahren zu archivieren gilt, stellt eine nicht zu unterschätzende  logistische wie wirtschaftliche Aufgabe dar. Man hätte diese sicher auch weiterhin herkömmlich lösen können - bis Mitte 2008 wurden die Patientenakten im Zentralarchiv jahrgangsbezogen abgelegt – aber man Entschied sich für die Lösung mit Zukunft und für die vielen Vorteile, die diese mit sich bringt. Die Krankenhaus-Manager entschieden sich für die neue digitale Archivlösung mit DMI (es gab bis dahin keine EDV-gestützte Archivverwaltung).

Die neue Archivlösung

Mit Einstieg ins digitale Archiv änderte sich auch der Workflow der Patientenakte im EVK in Wesel. Bereits mit der Patientenaufnahme wird im Archiv-Verwaltungs-Programm AVP von DMI ein virtueller Fundort für die zukünftige Patientenakte angelegt (das Archiv-Verwaltungs-Programm erhält diese Information aus dem Krankenhaus-Informations-System „prosight“). Das Archiv „weiß“ also, dass nach der Entlassung eines Patienten auch dessen Akte im Archiv eintreffen muss (kommt diese nicht im Archiv an, erinnert das AVP!). Ist sie dann im Archiv eingetroffen, wird sie über einen Barcode in das AVP eingebucht und aus dem virtuellen Fundort im Archivsystem (X-Fundort) wird ein reeller (A-Fundort).

Im Archiv verbleibt die Patientenakte nur kurze Zeit, bevor sie in einer gesicherten Transport-Box das DMI-Dienstleistungszentrum erreicht. Wichtig! Jede Patientenakte wird vor ihrem Transport ins DMI wieder ausgebucht und auf Modus „in Verarbeitung“ gesetzt. Es ist somit zu jeder Zeit nachvollziehbar, an welcher Stelle sich eine Patientenakte gerade befindet. Ein sehr wichtiges Kriterium, so lange die Patientenakte noch nicht digitalisiert ist.  

Und ihre Vorteile

Die sichtbare Stärke der digitalen Archivlösung liegt in der performance und useability auf Anwenderseite, also beim Arzt, Medizin-Controller, etc. Waren hier einst Archiv- und Beschaffungszeiten ein Thema, so kann heute, wer sich im KIS mit seiner Rolle legitimiert hat, im digitalen Archiv „blättern“, wann immer er die Information aus einer elektronischen Patientenakte  benötigt. Das digitale Archiv macht den Arzt und alle die mit der Patientenakte arbeiten zu Selbstversorgern.

Die (Archiv)-Zukunft im EVK in Wesel ist eine digitale! Zusätzlich zu den Patientenakten sollen im nächsten Projektschritt auch die Personalakten des Hauses digitalisiert und in das AVP eingebunden werden.