Vor mehr als 30 Jahren

War damals die Archivierung von Patientenakten in den meisten Krankenhäusern noch reine Papiersache (teilweise ist dies heute noch so), hat sich das Gesundheitszentrum Stolberg bereits 1974 für die platzsparende Verfilmung „älterer“ Jahrgänge auf Mikroplanfilm (Mikrofiche) entschieden. Von 1994 bis 2006 wurden die Patientenakten, die älter als fünf Jahre waren, auf Mikrofilmrollen abgelichtet. Ein rein analoger Vorgang natürlich, bis man sich dann, im Jahre 2007, für den Einstieg in das digitale Archivzeitalter entschied. Ein Schritt, der angesichts steigender Aufnahmen - ca. 14.000 Patienten/Jahr - und wirtschaftlicher Notwendigkeiten, ein logischer war. Das Archiv für stationäre Patientenakten konnte komplett aufgelöst und der ehemalige Hauptarchivraum konnte im Zuge von Baumaßnahmen einer neuen Nutzung übergeben werden. Heute werden die Patientenakten noch sechs Monate zwischengelagert – sie sind digitalisiert und mikroverfilmt – bevor sie dann datenschutzgerecht vernichtet werden.
Das Gesundheitszentrum Stolberg hat sich für die hausinterne Servicestelle entschieden, die Digitalisierung, die „digitale Kopie“ der Patientenakte, erfolgt direkt vor Ort. Vorsortiert kommt sie von Station ins Codierbüro, wo sie für den nächsten Schritt – das Scannen – vorbereitet wird (die 11-Registratur wird noch mal kontrolliert, Heftklammern werden entfernt, Endlospapierseiten werden getrennt und Risse geklebt). Der Archivdienstleister aus Münster begleitet diesen Prozess mit einer Fachkraft, sowie Know-how aus über 40 Jahren Archivierung von Patientenunterlagen.

Um das Thema der revisionssicheren Langzeitarchivierung nachhaltig zu lösen, entschied sich das Haus für den hybriden Weg. Im Zuge der Digitalisierung der Patientenakten wird hierbei ein analoger Mikrofilm geschrieben, völlig migrationsfrei dient dieser als Back-up und ebenso der Beweiskraft vor Gericht, sollte es doch mal zu einer „Streitfrage“ kommen. Der Mikrofilm wird aus dem Roh-Batch heraus im DMI – Dienstleistungszentrum in Leisnig -  Europas größter Archivlagerstätte für medizinische Dokumentation – geschrieben (dieser wird per SFTP von Stolberg nach Leisnig übermittelt). Ist der Prozess der hybriden Verarbeitung abgeschlossen und schriftlich bestätigt, lagern die Papierakten noch weitere sechs Monate im Krankenhaus, bevor sie dann endgültig vernichtet werden.

Im Mittelpunkt steht die Versorgung

Neu sind auch die „Öffnungszeiten“ im digitalen Archiv: An sieben Tage, an 24-Stunden und immer „on demand“! War früher der Gang ins Archiv unerlässlich, kommt die digitale Patientenakte direkt auf Station. Die Versorgung erfolgt, für jeden der hierauf zugreifen darf (!), komfortabel und lückenlos am Bildschirm.
Ob Arzt, medizinisches Personal oder Controlling – jeder sieht, was er sehen muss. Musste zu „Papierzeiten“ für Auskunft und Versorgung mit Informationen aus der Patientenakte zeitaufwendig kopiert und sortiert werden, z. B. für MDK - Anfragen, so reicht heute zumeist ein Klick auf den Button „CD brennen“.
In Stolberg erfolgt das digitale „blättern“ in der Patientenakte via SHA (Soarian Health Archive) von Siemens, das direkt aus dem KIS (medico//s) aufgerufen wird (der gesuchte Patient muss nur im KIS eingegeben werden!).  Einmal angemeldet mit seiner „Rolle“, erhält der legitimierte Nutzer seinen ganz persönlichen „Archivschlüssel“. Gefragt nach der Umstellung und Gewöhnung im Umgang mit der neuen Patientenakte, meint Dr. Jörg Frings, Arzt, Leiter Medizin Controlling und Projektleiter: „Der Schulungsaufwand für die Endanwender zur Recherche digitalisierter Akten ist sehr gering, da für durchschnittlich erfahrene Windows – Anwender sehr intuitiv zu bedienen.“ Wichtig – und hier kann es eigentlich gar nicht „aufwendig“ genug sein – ist die Archivanalyse im Vorfeld und die Workflowanpassung an die neue Umgebung.