Das lückenlose Aktenmanagement, beginnend mit der Patientenaufnahme und über den gesamten Archivierungszeitraum hinweg, oder die nachhaltige Lösung der Raumproblematik - für das Team um den Geschäftsführer waren das nur zwei Gründe, in 2007 auf die digitale Archivierung zu setzen. Weitere Gründe lagen für das 416 Bettenhaus, mit den zwei Standorten Hilgardstraße (16.000 stationäre Aufnahmen/Jahr) und Spitalgasse (4.000 stationäre Aufnahmen/Jahr), in der raschen Versorgung aller am Prozess Beteiligten, wie z. B. Mediziner, Medizin-Controlling und med. Personal.
Zwei wesentliche Kriterien mussten für die Partnerschaft mit dem Archivdienstleiter aus Münster noch erfüllt werden, ein stimmiges Konzept für die revisionssichere Langzeitarchivierung der Patientenakten und ein höchstmöglicher Integrationsgrad der digitalisierten Patientenakte in das KIS medico//s von SIEMENS. Die erste Anforderung wird heute mit der analogen, revisionssicheren und migrationsfreien Mikroverfilmung gelöst, die Zweite durch den direkten Archivaufruf aus medico//s (wer sich im KIS unter seiner Profilrolle legitimiert hat, kommt auch ins Archiv, eine erneute Anmeldung ist nicht erforderlich!)

Nach dem alle „Procedere“ (mehrstufige Archivanalyse und Projektierung) erfolgreich abgeschlossen waren, konnte das Projekt „Digitales Archiv“ in 2007 mit der rückwirkenden Verarbeitung ab  Behandlungsjahr 2006 an der den Start gehen; man entschied sich für die bewährte Form der hybriden Dokumentenverarbeitung, die redundante Vorhaltung der Patientenakte (digital und analog).
Die digitale Patientenakte wird nach der Digitalisierung per SFTP an das Krankenhaus übertragen, in ihr findet der legitimierte Benutzer ab sofort an 24 Stunden, an 7 Tagen und unabhängig von den Archivöffnungszeiten die gewünschten Informationen (der Zugriff auf die digitale Patientenakte erfolgt über das Archiv – Verwaltungsprogramm „AVP“ von DMI direkt aus dem KIS heraus).
Das analoge Back-up auf Mikrofilm verbleibt revisionssicher und migrationsfrei im „Safe“, im DMI-Dienstleistungszentrum in Leisnig.

Diese Vorteile bringt das digitale Archiv in Speyer:

·Wichtige Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort
· Komfortables „Blättern“ am Bildschirm im 10-er Register
· Arzt, Med. – Controlling, Sekretariate werden zum Selbstversorger
· Das „digitale Archiv“ hat immer geöffnet
· Einfaches Handling bei MDK – Anfragen
· Zugriff auf das Altarchiv nimmt kontinuierlich ab
  und dadurch können Kosten minimiert werden
· Vernichtung der Papier-Patientenakte nach Freigabe durch das
   Klinikum
. Archivräume werden frei