Das Patienteninformationen längst als essentielle Produktionsfaktoren zu sehen sind, im „Unternehmen“ Krankenhaus sollte dies gesetzt sein. In einem Haus, dass dies schon vor Jahren erkannt und diesen Weg seit vielen Jahren erfolgreich geht, dem größten Katholischen Krankenhaus Deutschlands, traf man sich zum Information Breakfast, der Veranstaltung rund um die digitale Archivlösung mit DMI.

Die Bedeutung digitaler Patienteninformationen, diese hochverfügbar zu halten, beim Träger Barmherzige Brüder gGmbH ist dies erkannt und realisiert worden. Dass sich Kosteneinsparungen – etwa durch den Wegfall von Archivräumen und Turnschuhakrobatik – erzielen lassen, spielt natürlich über diesen Tag hinaus in jedem anderen Krankenhaus gleichfalls eine zentrale Rolle. Und genau aus diesem Grund nutzten umliegende Kliniken diesen „Archivtag“ in Regensburg, um sich die Archivlösung im Echtbetrieb anzuschauen.

Ein Bayerisches „Schmankel“ gibt es noch dazu: Das Bayerischen Krankenhausgesetzes verlangt nämlich, dass nur vor Ort in einem bayerischen Krankenhaus mit Patientendaten umgegangen werden darf. Was heißt, nicht die Patientenakten werden zur Digitalisierung zum Dienstleister gebracht, der Dienstleister hat im Krankenhaus eine permanente Servicestelle eingerichtet und verarbeitet direkt vor Ort, mit eigenem Personal. Hinzu kommt auch, dass das Haus mit seinen mehreren Standorten über eine heterogene KIS-Struktur verfügt und der Betreiber vom Archivdienstleister völlig zu recht die entsprechende Schnittstellenkompetenz erwarten darf. Was mit DMI bestens funktioniert, wie uns Medizin-Controller Dr. Thomas Koch bestätigt.  

Hier Auszüge aus einem Interview mit Dr. Thomas Koch, geführt von unserem DMI – Redakteur Thomas Dingler zur Archiv - Lösung im Haus der Barmherzigen Brüder.

archiv aktiv: Herr Dr. Koch, bitte beschreiben Sie unseren Lesern das Konzept.

Dr. Koch: Die Informationen werden während des Patientenaufenthaltes in einem Einmal-Register innerhalb eines wieder verwendbaren Ordners – des Befundsammlers – mit Registerbarcode auf jeder Registerseite gesammelt und nach Entlassung eingescannt. Dabei nutzen wir ein Hybridverfahren – zusätzlich zur Generierung digitaler Dokumente in Form von Bilddateien haben wir eine Mikroverfilmung beauftragt. Dieser gesamte Prozess hat innerhalb von 36 Stunden abgeschlossen zu sein.
Voraussetzung für die Realisierung war, dass für alle Fachabteilungen in allen beteiligten Häusern die bislang unterschiedlichen Ordnungsparameter der Akten vereinheitlicht wurden. Für dieses Eliminieren der Abteilungsindividualität, das ‚Verlassen der eingefahrenen Wege’ haben die klaren Vorteile der Lösung im Projektverlauf Akzeptanz geschaffen.
Die nachträgliche Einbindung post-hoc eintreffender analoger Dokumente – wie etwa Histologiebefunde und Behandlungsinformationen nachbehandelnder Einrichtungen, früher eine äußerst aufwändige Aufgabe – geschieht jetzt bequem mit demselben Ablauf.

archiv aktiv: Wozu dienen die Mikrofilme?

Dr. Koch: Sie geben uns Rechtssicherheit. Mikrofilme wurden in Gerichtsverfahren bereits anerkannt,  für digitale Archive steht dies in der Breite noch aus. Weiterhin gehen wir davon aus, dass diese analoge Technik auch in 30 Jahren noch „gelesen“ werden kann. Welche digitalen Archivsysteme wir hingegen in 2037 verwenden, ist völlig offen. Die Papierbelege werden nach dem Scannen den Vorgaben gemäß entsorgt. Der Kostenaufwand für diesen „doppelten Boden“ ist sehr gering. Der Datenschutz ist hier – wie auch in den anderen Bereichen der gesamten Lösung – gewährleistet.

Mikrofilme wurden in Gerichtsverfahren bereits anerkannt,  für digitale Archive steht dies in der Breite noch aus. Weiterhin gehen wir davon aus, dass diese analoge Technik auch in 30 Jahren noch „gelesen“ werden kann. Welche digitalen Archivsysteme wir hingegen in 2037 verwenden, ist völlig offen. Die Papierbelege werden nach dem Scannen den Vorgaben gemäß entsorgt. Der Kostenaufwand für diesen „doppelten Boden“ ist sehr gering. Der Datenschutz ist hier – wie auch in den anderen Bereichen der gesamten Lösung – gewährleistet.