„Spart Platz und Zeit!“
- Dr. Linda Bruns,
Leitung Patientenverwaltung
Es passte wieder alles, beim zweiten Information Breakfast in diesem Jahr. Gastgeber war diesmal das Evangelische Krankenhaus in Mülheim an der Ruhr, mit seinen 602 Betten und ca. 22.000 Stationären Patienten im Jahr.
Das „Frühstück“ im 10 Stock bot einen umfassenden Ausblick, sowohl über die „Stadt am Fluss“ als auch über die hier realisierte Archivlösung. Vor gut einem Jahr viel der Startschuss und die ersten Patientenakten wurden vom DMI zur Digitalisierung ins Dienstleistungscenter nach Leisnig in Sachsen gebracht. Gescannt und als Backup auf Mikrofilm gesichert (Hybridverfahren) werden die Jahrgänge ab 2007.Alles was davor „geschah“, bleibt als Papierakte bestehen. Der Mix aus elektronischem und konventionellem Archivbestand ist hier absolut alltagstauglich, weil sämtliche Akten, also auch die vor 2007, rückwirkend bis zum BJ 1993, elektronisch erfasst bzw. inventarisiert sind. Ein Mix, der sich irgendwann, spätestens wenn die Aufbewahrungsfristen der papierenen Akten ausgelaufen sind, gänzlich zum digitalen wenden wird.
„Wir wussten definitiv nicht mehr wohin mit den Akten“, sagt Dr. Linda Bruns, Leitung Patientenservice und Projektleiterin für das digitale Archiv. Eine bekannte und kostspielige „Not“, deren individuelle Lösungsmöglichkeit auf den „information breakfast“ demonstriert werden soll. Ein weiteres „handicap“ in der Vergangenheit war das Fehlen einer EDV-gestützten Verwaltung des Archivs. Die Suche oder Beweisführung über den Verbleib einer Akte – gerade bei ausgeliehenen Akten– stellte sich teilweise als äußerst schwierig bis gar unmöglich dar. Das Problem bekam insbesondere bei MDK-Anfragen seine besondere Brisanz.
Nach gut einem Jahr der Markt-Orientierung fiel die Partnerwahl in punkto Archiv auf das DMI. Die hier im Team realisierte Lösung hat den Archivalltag im Evangelischen Krankenhaus in Mülheim an der Ruhr grundlegend verändert: Als Software-Programm zur Verwaltung des Archivs wurde das DMI-AVP mit Schnittstelle zu SAP IS-H installiert und die Papierakten-Bestände rückwirkend bis 1993 mit Hilfe der Stammdaten aus dem PAS hinein inventarisiert. Seither besteht Archiv-Transparenz, und Lückenlosigkeit, ein Fakt, an den sich der eine oder andere noch etwas gewöhnen muss, Dr. Linda Bruns schmunzelt: „Natürlich können wir jetzt auch exakt nachhalten, wer sie sich eine Akte wann ausgeliehen hat, auf welcher Station sie sich befindet und ob sie rechtzeitig ins Archiv zurückkehrt. Da geht dem Archiv nichts mehr verloren, was einmal registriert ist, ist unter Archivaufsicht!“
"Wir wussten definitiv nicht mehr wohin mit den Akten"
"Es hat sich seitdem viel bewegt, auch die Arbeit ist allgemein durch die Umstellung leichtergeworden."
- Dr. Ernst Georg Holstein,
Leiter der Zentral Ambulanz, präsentiert den Zugriff auf das Archiv aus ITB.
Die aktuellen Patientenakten werden seit Beginn 2007 im Turnus von zwei Monaten vom DMI zum Scannen abgeholt und nach der Digitalisierung in das Medizinische Informations System des Hauses, ITB, integriert. Hier stehen sie den autorisierten Mitarbeitern zur elektronischen Einsicht zur Verfügung. Nun kann die Ärzteschaft jederzeit schnell die Akte am PC greifen und in den im Rahmen der Scan-Dienstleistung vorsortierten Belegen wesentlich komfortabler und mit erheblicher Zeitersparnis recherchieren. Es hat sich viel bewegt, auch die Arbeit ist allgemein durch die Umstellung leichter geworden, meint Projektleiterin Dr. Linda runs. Gemeint ist damit sicherlich auch die körperliche, da weitaus weniger Akten als früher „bewegt“ werden müssen. Obwohl erst seit gut einem Jahr digital verarbeitet wird, ist bereits ein komplettes ehemaliges Hallenschwimmbad, das vor kurzem noch voller Patientenakten war, wieder frei geworden. Auf die Frage, was denn wohl der größte Vorteil der neuen Archivlösung sei, antwortet sie und bringt es damit auf den Punkt: „Spart Platz und Zeit!“
- Im 10 Stock über der Stadt "talken" die Kollegen über die präsentierte Archivlösung in Mülheim a. d. Ruhr. Im Keller befindet sich das restliche "Altarchiv" und hier werden die Akten auch in das Archiv-Verwaltungs-Programm eingebucht (Bild unten)
