Schneller und zuverlässiger – die digitale Archivlösung im Klinikum Hanau
- Hauptamtlicher Ärztlicher Direktor Dr. André Michel
Die große Teilnehmerzahl der zehn Krankenhäuser spiegelte das Interesse an der neuen Archivlösung im Klinikum Hanau, zu welcher der hauptamtliche Ärztliche Direktor des Hauses Dr. André Michel die Gäste begrüßte. Aber werfen wir zunächst einen Blick zurück in das Jahr 2010 und den Einstieg in die digitale Archivzeitrechnung im Klinikum Hanau.
Dem Wunsch des Klinikums entsprechend, richtete das DMI im Klinikum eine eigene Servicestelle ein. Mit Beginn der Digitalisierung im November nimmt die Patientenakte, sobald sie von Station kommt, einen neuen Weg und gelangt zunächst in das neu geschaffene Zentralarchiv im Klinikum. Hier angekommen, wird sie von einer Mitarbeiterin des Klinikums in das mit dem Siemens-KIS i.s.h.med verbundene Archiv-Verwaltungsprogramm des DMI, kurz AVP eingebucht. In diesem elektronisch dokumentierten und verwaltetem Vorgang wird aus der bisher virtuellen Archiv-ID (X-Fundort) eine feste Archiv-ID (A-Fundort). Der nächste Schritt ist die tägliche Übergabe der Patientenakte an die Servicestelle und in die Verantwortung des Archivdienstleisters – hier vollzieht sich der Medienwechsel ins Digitale. Wobei das noch nicht alles ist, da sich die Verantwortlichen im Klinikum Hanau für die Hybride Dokumentenverarbeitung entschieden haben: Aus dem bei der Digitalisierung entstehenden Roh-Batch wird im DMI Dienstleistungszentrum in Leisnig ein analoger Mikrofilm geschrieben, der migrationsfrei über die gesamte Aufbewahrungsfrist der revisionssicheren (rechtssicheren) Langzeitarchivierung dient und im Sicherheitsarchiv des Dienstleisters verbleibt.
What you see is what you get
Die konventionelle Patientenakte im Klinikum Hanau verfügt über ein 10er-Register, für Intensivpatienten wird sie optional auf 11 erweitert. Und genau in dieser auf der Chefarztkonferenz verabschiedeten Registereinteilung erscheint die digitalisierte Patientenakte im digitalen Archivsystem SHA von Siemens. Wo Farbe entscheidend ist, um zum Beispiel das Raster des EKG-Papiers darzustellen, wird in Farbe gescannt. Stehen Kontraste im Vordergrund, zum Beispiel bei Ultraschallbildern, wird in Graustufen gescannt.
„Die digitalisierte Patientenakte steht gleichzeitig, zeit- und ortsunabhängig, mehreren Mitarbeitern zur Verfügung!“(Angelika Mulder-Rathgeber, Projektmanagement und Projektleiterin Digitales Archiv)
Hierin sieht die Projektverantwortliche Angelika Mulder-Rathgeber den klaren Vorteil der digitalen Patientenakte. Neben der zeit- wie ortsunabhängigen Verfügbarkeit sind die Vollständigkeit und Komfortabilität – der legitimierte Anwender erhält den Zugang in das digitale Archiv SHA von Siemens und somit zur Patientenakte direkt aus dem KIS heraus – weitere klare Gründe, die für die Digitalisierung der Patientenakten sprechen.
Während der Anwender vom neuen Zugriff profitiert, stehen beim Klinikmanagement eher die Wirtschaftlichkeit und revisionssichere Langzeitarchivierung im Vordergrund. Auch im Falle des digitalen Archivs im Klinikum Hanau gilt, das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile und steht im Focus aller am Heilungsprozess Beteiligter, da die Patientenakte nun mal das verbindende Kommunikationsmittel der Ärzteschaft ist und bleiben wird.
Und falsch zurückstellen kann die Akte auch niemand mehr!
„Die digitalisierte Patientenakte steht gleichzeitig, zeit- und ortsunabhängig, mehreren Mitarbeitern zur Verfügung!“
Angelika Mulder-Rathgeber, Projektmanagement und Projektleiterin Digitales Archiv
„Wir hatten ein Archiv-Problem: Akten waren oft nicht so schnell zur Verfügung, wie wir es gerne gehabt hätten.
Hüseyin Gökceoglu, der IT-Leiter, Klinikum Hanau
- Ein Information Breakfast ist immer auch "Networking"
- In der Servicestelle werden die Patientenakten digitalisiert
