Um sich die digitale Archivlösung im Echtbetrieb anzusehen, um Fragen zu stellen und Antworten zu bekommen, trafen sich an diesem Donnerstag die Gäste zum Information Breakfast im Katholischen Marienkrankenhaus in Hamburg. Die inzwischen bundesweite Veranstaltungsreihe rund um digitale Archivlösungen im Krankenhaus dient in erster Linie dazu, sich einen Eindruck zu verschaffen, wie es gehen könnte, sich eine alltagstaugliche Lösung direkt vor Ort anzuschauen, sich zu informieren und auszutauschen, bevor man selber umstellt. Die Erfahrungen in Hamburg sind noch relativ „frisch“ – das 505-Bettenhaus der Schwerpunktversorgung, mit seinen neun Fachabteilungen und rund 24.000 stationären Aufnahmen im Jahr, startete mit Stichtag 1.12.2009 in das neue „Archivzeitalter“.

Wie ist der (neue) Weg der Patientenakte heute?

Ist die Patientenakte nach Patientenentlassung „geschlossen“, kommt sie in das „Übergangsarchiv“, wo sie in die elektronische Archiv-Verwaltung AVP eingebucht wird. Aus dem Archiv geht es via gesichertem Versand in der verplombten DMI-Logistik-Box zur Weiterverarbeitung – Scannen und Sichern – ins DMI Dienstleistungszentrum nach Leisnig. Ein prozessbegleitender elektronischer Lieferschein vermerkt pro Woche zwischen ca.  200 und 300 Patientenakten, die das Haus mit Adressat "DMI - Dienstleistungszentrum" verlassen.

Im Dienstleistungszentrum des Archivdienstleisters angekommen, greift der mehrfach zertifizierte Prozess der Digitalisierung der Papier-Patientenakte. Bereits kurze Zeit später ist die Patientenakte digital für den raschen und komfortablen Zugriff am medizinischen Arbeitsplatz im Krankenhaus vorhanden. Über eine SFTP-Leitung wurde sie direkt aus dem DMI Rechenzentrum in das digitale Archiv SHA von SIEMENS übermittelt. Die Zugriffsberechtigungen zum digitalen Archiv SHA regeln sich „automatisch“ über die Rechtevergabe im KIS (medico//s) des Hauses. Das bedeutet Transparenz und Administration mit geringstem Aufwand für die hauseigene IT. An der Einführung der digitalen Patientenakte im katholischen Marienkrankenhaus Hamburg waren die beteiligt, die auch mit ihr arbeiten. In regelmäßigen Besprechungen - in Chefarztkonferenzen, Bereichsleitersitzungen, Stations- und Teambesprechungen – wurde definiert  und festgelegt, wie die neue „Ordnung“ in der Akte und im digitalen Archiv SHA aussehen soll. Gleichzeitig wurde hier auch die Einführungsphase der digitalen Akte begleitet. Die monatlich erscheinende Hauspublikation „MK – News“ berichtete kontinuierlich über den jeweils aktuellen Stand und begleitete somit die Zeit der Einführung.
Zur festen und kontinuierliche Einrichtung wurde ein "Lenkunsausschuss" ins Leben gerufen. Hier werden unter den Beteiligten - Marienkrankenhaus, DMI und SIEMENS - aktuelle Erfahrungen/Aufgaben besprochen und Zukünftiges projektiert.