Zum Glück war es nicht mehr ganz so heiß, wie an dem Tag im Sommer 2010, als wir uns zur Planung der Archivveranstaltung hier einfanden. Heute ist der 30. September und in den verglasten Veranstaltungsraum hoch oben im Klinikum Freising leuchten schon die ersten Herbstfarben.

Das Klinikum Freising und das DMI haben gemeinsam zum „Information Breakfast“ für das Klinikmanagement eingeladen und gekommen sind Interessierte  Kolleginnen und Kollegen aus Krankenhäusern, die sich genau das anschauen wollen, was es hier zu sehen gibt und wie es im Fachmagazin Krankenhaus Umschau (IT-Spezial, vom April 2010) über diese Veranstaltungsreihe heißt: „Die Veranstaltungen (Information Breakfast) zeigen den digitalen Archiv-Alltag im gastgebenden Krankenhaus, und in den Fachgesprächen unter Kollegen werden zentrale Fragen angesprochen und wertvolles Wissen aus der Praxis für die Praxis vermittelt.“

Die Archivlösung in Klinikum Freising

Die Partnerschaft zu DMI beginnt bereits 2005 mit der klassischen Mikroverfilmung der Jahrgänge bis 2008. Da nach dem Bayerischen Krankenhausgesetz Patientenakten nicht das Land verlassen dürfen, wird in einem Fullservicemodell direkt vor Ort verarbeitet. Mit den Jahren „wuchs“ auch der Wunsch nach Komfort und rascher Verfügbarkeit und so werden seit 2009 die Patientenakten in der Servicestelle Kempten (im Klinikum Kempten) digitalisiert und via SFTP direkt in das KIS CLINICOM Carecenter von Siemens übertragen. Von hier aus gelangt der legitimierte Anwender über einen Archivlink in das Archiv Verwaltungs-Programm von DMI und zur gewünschten digitalisierten Patientenakte.   

Ist Revisionssicher und spart Zeit

Für die revisionssichere Langzeitarchivierung werden die Patientenakten in Kempten hybrid verarbeitet. Das heißt, es wird nicht nur eine digitale Patientenakte erzeugt, sondern auch ein analoger und dadurch migrationsfreier Mikrofilm geschrieben. Und was das Thema Zeitsparen angeht, so findet der legitimierte Anwender das gesuchte Dokument/Beleg digital im dafür vorgesehenen Register (digital) abgelegt und natürlich auch zu jeder Zeit und von jedem Ort im Klinikum Freising – erforderlich ist nur ein PC und die Berechtigung im KIS – Archivöffnungszeiten sind endlich Geschichte!

Ein weiterer Pluspunkt ist die Logistik des Archivdienstleisters. Sobald die Patientenakte nach Entlassung des Patienten im Archiv eintrifft (noch als Papierakte), wird sie hier in Empfang genommen und erhält im Archiv-Verwaltungs-Programm (AVP) einen virtuellen Fundort. Noch bevor sie in die anschließend verplombte Archiv-Box nach Kempten zur Servicestelle und zur Digitalisierung gelangt, wird sie wieder aus dem AVP ausgebucht, so entsteht automatisch ein elektronischer Lieferschein, der die Akte bis zum Ende begleitet. Kurze Zeit später steht sie über das KIS via Archivlink als digitale Patientenakte dem legitimierten Anwender zu Verfügung (auch zum Beispiel für MDK-Anfragen, hier reicht ein einfacher Knopfdruck, zeitaufwendiges Kopieren entfällt!)