Die Begrüßung der Gäste und Vorstellung des Hauses erfolgte durch den Vorstand des gemeinsamen Kommunalunternehmens Donau-Ries Kliniken und Seniorenheime, Herrn Gerhard Wurm persönlich. Bei der Live-Präsentation der digitalen Archivlösung, dem Besuch der Servicestelle und bei der abschließenden Gesprächsrunde, standen den interessierten Fachbesuchern IT-Leiter Stefan Aufgebauer, Projektleiter Digitales Archiv Thomas Dollinger sowie der Leiter Betriebsorganisation Jürgen Wiedemann mit Projekt Know-how und Erfahrung zur Verfügung.

Der optimierte Workflow

In der Praxis sieht der aktenbezogene Ablauf wie folgt aus: Nach der Patientenentlassung gelangt die Patientenakte über das Stationssekretariat, das sie zusammenstellt, in die Codierabteilung. Von dort aus geht sie in den Schreibdienst der Fall führenden Abteilung, wo der endgültige Arztbrief erstellt wird. Der Hol- und Bringedienst bringt die Akte dann ins Archiv, wo sie zunächst in die computergesteuerte Archivverwaltung eingebucht wird. Zeitnah und dem Bayerischen Krankenhausgesetz folgend, gelangt sie anschließend in die hauseigene  Scan-Servicestelle, die vom DMI betrieben wird. Hier wird die Papierakte zur komfortablen digitalen Akte konvertiert und umgehend zur hausweiten Anwendung in das digitale Archivsystem SHA von Siemens übertragen.
So stehen die ursprünglichen Papierakten kurze Zeit nach Eintreffen im Archiv bzw. der Scan-Servicestelle dem legitimierten Anwender digital im „SHA“ zur Verfügung. Über seine Zugriffsrechte im KIS gelangt der User auch direkt ins digitale Archiv (eine zusätzliche Anmeldung ist nicht erforderlich), sodass die digitale Akteneinsicht aus dem unmittelbaren Patienten- oder Fallkontext heraus erfolgen kann.
Unter dem Aspekt der langfristigen Daten- und Revisionssicherheit werden die nativen Produktions-/Scandaten, dass heißt die Rohdaten sowie eine Kopie der in der Klinik verfügbaren digitalen Patientenakten, in das SecurityDataCenter von DMI übertragen. DMI übernimmt ab diesem Zeitpunkt die Verantwortung für die dauerhaft sorgenfreie Langzeitarchivierung jeder einzelnen digitalen Akte.
Projektleiter Thomas Dollinger hebt die neu entstandene Entspannung und Transparenz in seinem Verantwortungsbereich hervor. Dazu gehört auch die reibungslose Zusammenarbeit mit dem Personal der Scan-Servicestelle und dem Außenstellen-Manager von DMI, Helmut Klose.
Nach den guten Erfahrungen wurde der projektierte Schritt 2, das verbundweite Ausrollen der Lösung umgesetzt. Entsprechend werden seit dem 01.01.2011 ebenfalls die Patientenakten der beiden weiteren Standorte im Klinikverbund, Nördlingen und Oettingen, kontinuierlich digitalisiert. Die Abwicklung erfolgt ebenfalls über die Servicestelle am Standort Donauwörth.