Jede Menge „Best-Practice“: Information Breakfast im St. Elisabeth Krankenhaus in Dillingen an der Donau
- Uli-Gerd Prillinger, Geschäftsführer
Es ist ein fortwährender Spagat zwischen Versorgungsauftrag dem Patienten gegenüber einerseits und den ökonomischen Sachzwängen andererseits, dem sich das Unternehmen Krankenhaus heute gegenüber sieht, meint Uli-Gerd Prillinger, Geschäftsführer der Kreiskliniken Dillingen – Wertingen gGmbH. Gerade in einem kommunal geführten Haus, stehen Kosten im Focus und Optimierungen im Sinne mittel- bis langfristiger Einsparungen haben eine hohe Priorität.
Um sich eine solche „Optimierung“ anzuschauen, haben sich Bayerische Kliniken und Krankenhäuser zum „Information Breakfast“ in den Kreiskliniken Dillingen – Wertingen getroffen und wie immer im Rahmen dieser bundesweiten Veranstaltungsreihe, ging es um die digitale Archivlösung im Sinne einer medizinischen wie auch wirtschaftlichen „Best-Practice“-Lösung
Der Reihe nach
Im Jahre 2006 entschied man sich in Dillingen – Wertingen zunächst für die Einführung eines digitalen Archivs und die Partnerschaft mit SIEMENS (KIS=Clinicom; digitales Archiv=SHA). Und da digitale Archive auch mit Patientenakten „gespeist“ werden müssen, kam im selben Jahr das DMI, der Archivdienstleister aus Münster, mit ins Boot. In Partnerschaft wurde ein geschlossener und zertifizierter Workflow aufgesetzt und seither – Stichtag war der 1. Januar 2007 - wird das digitale Archiv in Dillingen – Wertingen mit hausintern gescannten Patientenakten versorgt. Die Digitalisierung der Patientenakte findet im Krankenhaus in Dillingen in einer hauinternen Servicestelle durch eine DMI-Mitarbeiterin statt, da nach bayerischem Krankenhausrecht diese nicht außer Landes gebracht werden darf (erster Schritt für den Einstieg ins digitale Archiv sind mehrstufige Archivanalysen, die dem Dienstleister Aufschluss über das Archivgut geben!)
Kommt die Patientenakte von Station, geht sie als erstes ins „Krankenblatt-Archiv“, wo sie im DMI - Archiv-Verwaltungs-Programm „AVP“ eingebucht wird (hier erfolgt u. a. auch die Einteilung in das 12er-Register). Damit zu jeder Zeit ersichtlich ist, wo sich die Patientenakte im weiteren Verlauf befindet, wird sie, bevor sie zur nächsten Station, zur eigentlichen Digitalisierung in die Servicestelle gelangt, wieder aus dem AVP ausgebucht (im Verwaltungsprogramm wird „Akte zur Verarbeitung“ angezeigt). Fertig aufbereitet – Risse geklebt und Heftklammern entfernt - wird die Patientenakte jetzt Digitalisiert, sprich gescannt und gesammelt an das SHA von SIEMENS übergeben und ist ab jetzt für den legitimierten User aus Ärzteschaft, Station, Medizin-Controlling zu jeder Tages- und Nachtzeit, einsehbar. Ab hier sind Archivöffnungszeiten Geschichte (Wichtig: die Legitimation für das Archiv erfolgt bereits im KIS und ist nicht mehr erneut notwendig).
In Dillingen-Wertingen wird nach dem Hybridverfahren archiviert. Zusätzlich zur digitalen Patientenakte wird ein analoger Mikrofilm geschrieben, dies geschieht im DMI – Dienstleistungszentrum in Leisnig. Dieser verbleibt als Back-up und zur revisionssicheren Langzeitarchivierung migrationsfrei im DMI – Sicherheitsarchiv.
Die Servicestelle im eigenen Haus
In Dillingen wird tagesaktuell verarbeitet d. h., die Patientenakten des Tages, ca. 50 – 60 Stück, werden in der darauffolgenden Nacht schon in das SHA von SIEMENS eingespielt und stehen ab dem nächsten Tag im digitalen Archiv zur Verfügung. Anmerkung: Denkbar und gerade in Bayern (Krankenhausgesetz!) praktikabel ist, dass sich mehrere Häuser zur einer gemeinsamen, möglichst zentralgelegenen, Servicestelle zusammenschließen. Die größte DMI – Servicestelle in Bayern befindet sich im Klinikum in Kempten.
Und wo wir gerade bei „Best-Practice“ sind, eine Besonderheit im Umfeld der digitalen Archivwelt in Dillingen – Wertingen liegt dem Management besonders am Herzen und wird von Geschäftsführer Uli-Gerd Prillinger da erfolgreich, auch besonders hervorgehoben, das „Case-Management“
„Wir leben heute in der Welt der Fallpauschalen, der Abrechnung nach DRGs. Nur was auch exakt in die Patientenakte einfließt und codiert wird, kann am Ende in die Abrechnung einfließen. Je exakter, desto wirtschaftlicher heißt es hier.
Die „Case-Manager“ in Dillingen-Wertingen sind langjähriger Mitarbeiter und wurden speziell für diese Aufgabe geschult. Sie begleiten den gesamten Behandlungsverlauf und sorgen für eine vollständige, abrechnungsrelevante Dokumentation. Für die Mediziner, die ansonsten sehr viel Zeit dafür aufwenden müssten, bedeutet dies, dass sie wesentlich mehr Zeit für ihre Patienten aufbringen können, was wiederum auch dem Behandlungserfolg zu Gute kommt. Zum anderen wird durch ein kontinuierliches Case-Management die Dokumentation auf ein gleichbleibend hohes Niveau gehoben, was sich deutlich auf der Erlösseite bemerkbar macht.
Dass wir auf dem richtigen Weg sind, bestätigen uns auch die MDK-Prüfungen, hier haben wir mit die niedrigste Beanstandung-Quote unter den bayerisch-schwäbischen Krankenhäusern.“
Klare Vorteile durch Case-Management und Digitalisierung:
"Dass wir auf dem richtigen Weg sind, bestätigen uns auch die MDK-Prüfungen, hier haben wir mit die niedrigste Be-
anstandungs-Quote unter den bayerisch-schwäbischen Krankenhäusern.“
- Interessierte Gäste und Wissenswertes aus der digitalen Archivlösung in Dillingen-Wertingen. Unten links die interne Servicestelle, hier werden tagesaktuell zwischen 50-70 Patientenakten digitalisiert und in das SHA von SIEMENS integriert
