Ein Information Breakfast auf die digitale Archivlösung im Knappschaftskrankenhaus Bottrop
- Hilmar Mösta, stellvertretender Verwaltungsdirektor und Projektverantwortlicher
Das Knappschaftskrankenhaus Bottrop, ein Akutkrankenhaus der Regelversorgung, mit neun Fachbereichen und 358 Betten, versorgt mit seinen 900 Mitarbeitern rund 13.000 Patienten stationär im Jahr. Ein Krankenhaus dieser Größe, mit einem Jahresumsatz von über 55 Millionen Euro, ist ein Unternehmen gehobenen Mittelstandes und betrachtet man es rein betriebswirtschaftlich, gibt es hier auch nur marginale Unterschiede. Es geht um die kontinuierliche Optimierung von Prozessen und Workflows und in diesem speziellen Fall um die Archivierung von Patientenunterlagen, ein nicht unwesentlicher Kostenfaktor, den es natürlich auch wirtschaftlich zu betrachten gilt. Und um dieser Betrachtung zu entsprechen, entschied man sich im Knappschaftskrankenhaus Bottrop im Jahre 2008 zum Um- und Einstieg in die digitale Archivlösung mit DMI.
Vor der heutigen Lösung gab es eine Teildigitale Lösung in „Eigenleistung“ - bis 2007 wurden in fünf von neun Fachabteilungen die Patientenakten hausintern digitalisiert. Es handelte es sich um ein proprietäres System, das nicht mit dem KIS verlinkt war. Ein weiterer „Knackpunkt“ war, die Originalakten wurden weiterhin aufbewahrt, eine unkomfortable wie kostenintensive Form des „Back-ups“ gleichermaßen. Erwähnenswert für Hilmar Mösta, stellvertretender Verwaltungsdirektor und Projektverantwortlicher der heutigen Lösung, ist dies dennoch, denn es zeige, dass Teillösungen nicht wirklich zum Ziel führen. Zu viele Fachabteilungen strickten eigene Lösungen und bauten sich kleine „Inselarchive“ auf.
Und wie sieht es heute im Archiv aus?
Die Prozesse greifen ineinander, die „Orchestrierung“ ist stimmig und die Workflows laufen rund. Will der legitimierte Arzt, Medizin-Controller, medizinisches Personal heute auf eine Patientenakte zugreifen, so geschieht dies direkt am medizinischen Arbeitsplatz über iMedOne. Und da vom Archivdienstleister alle Patientenakten ab 2005 „hybrid“ verarbeitet – also digitalisiert und für das Back-up analog verfilmt - wurden, liegt die Trefferquote im digitalen Archiv bei 100%.
Vieles hat sich mit dem digitalen Archiv geändert. Nehmen wir nur mal die „Archivbesatzung“ von einst. Für die Versorgung im und aus dem Archiv waren vor der Zeit vier Mitarbeiter beschäftigt, einer in Vollzeit und drei in Teilzeit. Heute ist nur noch eine Vollzeitkraft notwendig, die Teilzeitkräfte widmen sich neuen hausinternen Aufgaben. Es gibt nur noch „ein“ Archiv und ein Register für alle Fachabteilungen und es gibt vor allem keine Archivöffnungszeiten mehr. Wer muss und vor allem darf – die Legitimation erfolgt über das KIS – gelangt an täglich 24 Stunden, an 7 Tagen in der Woche und an 365 Tagen im Jahr an die gewünschte Patientenakte und Information. Die neue Informationsverfügbarkeit kommt natürlich auch der Auskunftsbereitschaft zu Gute, nehmen wir nur mal den MDK. Wo früher noch Patientenakten aufwendig kopiert werden mussten, wird heute eine DVD versandt oder die gewünschten Informationen werden direkt am Bildschirm zur Verfügung gestellt.
Und was ist aus den Patientenakten aus der Teildigitalisierung geworden?
Nach Integration dieser Daten in die DMI-Lösung werden sie datenschutzkonform vernichtet und es wird auch keine „neuen“ Lager mehr geben, da nicht gebraucht. Sobald das Knappschaftskrankenhaus die Patientenakten mittels der verplombten Archivbox – pro Woche verlassen ca. drei Boxen das Krankenhaus - ins DMI – Dienstleistungszentrum nach Leisnig versandt hat, werden diese nach dem Hybridverfahren verarbeitet, sprich digitalisiert für den komfortablen und schnellen Zugriff im Krankenhaus über IMedOne und parallel – für die revisionssichere Langzeitarchivierung - analog mikroverfilmt. Der gesamte Prozess wird mit elektronischen Lieferscheinen begleitet und ist Barcode gestützt, somit ist zu jeder Zeit abrufbar, wo sich die Patientenakte im DMI befindet (auch während der kurzen Verarbeitungszeit im DMI sind gewünschte Informationen aus der Patientenakte jederzeit erhältlich!)
Nach der Digitalisierung werden die Patientenakten (anonymisierter Datenbatch) an das Krankenhaus rückübertragen, der migrationsfreie Mikrofilm verbleibt als Back-up im DMI Sicherheitsarchiv.
"Die Prozesse greifen ineinander, die „Orchestrierung“ ist stimmig und die Workflows laufen rund."
"... die Trefferquote im digitalen Archiv ist 100%."
- Im Archiv werden die Patientenakten in die DMI Boxen gepackt, verplombt und zu DMI versandt. Der Ärztliche Direktor zeigt den Zugriff auf die Digitale Patientenakte (unten links)
