Auch in diesem Jahr wird die erfolgreiche Information Breakfast-Reihe fortgesetzt und unsere erste Station war am 26. Februar das Knappschaftskrankenhaus in Bochum-Langendreer. Das 485-Bettenhaus – das in diesem Jahr seinen 100-Geburtstag feiern kann -  behandelt jährlich rund 16.000 Patienten stationär und gut 40.000 ambulant. Für die Genesung und Wohl der Patienten sorgen heute 1200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Seit 1977 ist das Knappschaftshaus Universitätsklinik der Ruhr-Universität Bochum.

Die gemeinsam mit dem Krankenhaus realisierte Archivlösung hat den Archiv- wie Klinikalltag im Knappschaftskrankenhaus Bochum-Langendreer nachhaltig verändert und die 19 Besucher aus Kliniken in NRW beeindruckt.
Damals, zu analogen Archivzeiten, waren die Patientenakten in verschiedenen internen und externen Archivräumen untergebracht, erzählt der stellvertretende Verwaltungsdirektor Dipl.-Kfm. Michael Jost. Dies, und die Tatsache, dass es keine EDV-Archivverwaltung gab, was eine manuelle Aktenverfolgung erforderte, führte zu teils unnötig langen Wartezeiten. Ein Weiteres waren die diversen Archivstandorte und die damit verbundenen Archivwege.

Die Aufgabe an uns als Archivdienstleister war gestellt und sie lautete: Lückenlose Archivverwaltung durch die Anbindung des Archivs an die Patientenaufnahme, sowie ein EDV-gestütztes Archivmanagement. Gliederung der Patientenakte durch Registereinführung (9er Register), langfristige Sicherung der Daten, nachhaltige Lösung der Archivraumfrage und Verbesserung der Informationsversorgung.

Die realisierte und auf dem Information Breakfast gezeigte Lösung hat sich im Klinikalltag bewährt. Wurde im konventionellen Archiv schon mal gesucht, erhält der legitimierte Arzt heute direkt auf Station über sein Medizinisches-Informations-System  iMedOne unverzüglich Zugriff auf die gewünschte digitale Patientenakten.  Das Archiv-Management wird über das Archiv-Verwaltungs-Programm AVP von DMI geregelt. Digital verfügbar für den Arzt sind die Behandlungsjahre rückwirkend bis 2005, die älteren Jahrgänge, auf die nur noch selten zugegriffen werden muss, lagern als konventionelle Patientenakte im Archiv. Diese nicht zu digitalisieren ist eine ökonomische Entscheidung, liegt die Zugriffshäufigkeit nach dieser Zeit doch bei unter 5 Prozent (natürlich sind auch diese Patientenakten über das Archiv- Management inventarisiert und können von Station angefordert werden).

Und wie steht es um die Datensicherheit der Patientenakten? Im Knappschaftskrankenhaus Bochum-Langendreer hat man sich für den hybriden Weg entschieden. Das heißt, dass die Information aus der digitalisierten Patientenakte zweifach und somit redundant zur Verfügung steht. Die Hybride Dokumentenverarbeitung schreibt nämlich von jeder gescannten Patientenakte einen Mikrofilm. Dieser dient ausschließlich der Revisionssicherheit und wird auch im Prozessfall als Beweismittel anerkannt. Während die digitalisierte Patientenakte dem Arzt zur komfortablen Recherche dient, verweilt der Mikrofilm als migrationsfreies Back-up Medium im Sicherheitsarchiv.