Hochverfügbar, rund um die Uhr – die Archivlösung im Heilig-Geist-Hospital in Bingen
- "Doppelspitze"!
GF Harald Herzel und Raimund Kerner, stellv. GF
Alles ist perfekt für das erste Information Breakfast in diesem Jahr, wir haben uns verabredet im Heilig-Geist-Hospital in Bingen am Rhein. In einem modernen Haus der Grundversorgung, mit 190 Betten, rund 6700 stationären Aufnahmen im Jahr, acht Fachabteilungen plus physikalische Therapie, Diagnostik und MVZ gleich nebenan.
Die Gäste des heutigen Tages sind Kolleginnen und Kollegen aus den umliegenden Krankenhäusern. Und wie immer, wenn es Information Breakfast heißt, geht es um eine ganz „besondere" digitale Archivlösung, die wir uns zeigen lassen wollen, die des Gastgebers. Besonders, weil wir als Archivdienstleister wissen, dass jede alltagstaugliche Lösung, den ganz individuellen Anforderungen des Krankenhauses entsprechen muss.
Weil die verantwortliche Archivmitarbeiterin demnächst in den Ruhestand verabschiedet werden sollte, kam die Idee, das bis dahin papiergebundene Archiv,das seit 1999 elektronisch mit Hilfe von AVP verwaltet ist, in eine digitale Lösung zu überführen.
Über das KIS medico von Siemens, das schon länger das führende System im Hause war, sowie in Verbindung mit dem Archivverwaltungsprogramm von DMI, kam die Krankenhausleitung zu dem Entschluss, dass sich die Digitalisierung der Patientenakte in vielerlei Hinsicht rechnen wird, ganz abgesehen von einer lückenlosen wie komfortablen neuen Archiv-"Performance".
Auf die Lösung kommt es an
Seit Herbst 2009 werden die Patientenakten des Heilig-Geist-Hospitals nun hybrid verarbeitet. Hybrid heißt, sie werden im DMI-Dienstleistungszentrum in Leisnig nach Eintreffen digitalisiert, also gescannt, und zusätzlich auf einen Mikrofilm geschrieben. Dieses Verfahren hat sich in punkto revisionssicherer Langzeitarchivierung bewährt und ist, da der Film ein analoges Medium ist, lebenslänglich von der Migration befreit. Außerdem ist dieses Verfahren rechtlich anerkannt!
Der Mikrofilm verbleibt im DMI-Sicherheitsarchiv, die digitalisierten Patientenakten werden per SFTP in das Hospital rückübertragen und gelangen automatisiert in das digitale Archivsystem SHA von Siemens. Von hier aus kommt der legitimierte Anwender direkt über seine „Rolle" im KIS in das Archivsystem und zur digitalen Akte.
Der neue Weg zur Patientenakte
Bis die erste Patientenakte in der verplombten DMI-Box abgeholt wurde, war noch einiges zu tun, erzählt Geschäftsführer Harald Herzel. So bekamen die Patientenakten eine einheitliche Registerstruktur und in Musterverarbeitungen wurden mit dem Dienstleister die zu erzielenden Ergebnisse abgestimmt. Aber vielleicht das Wichtigste in der Vorbereitung ist es, rechtzeitig die ins Boot zu holen, die hinterher im digitalen Archiv arbeiten sollen, die Ärzteschaft, das medizinische Personal, die Medizin-Controller - sie alle wurden in Bingen dazu geholt!
Ein weiterer und elementarer Punkt für die Akzeptanz ist eine rückwirkende Verarbeitung. Gerade, wenn, wie in Bingen, die Zahl der Wiederkehrer eine Rolle spielt. Denn nur wenn der Arzt in seiner neuen „Archivwelt" zu einer Patienteneingabe auch einen Treffer erhält, ist ihm das digitale Archiv eine echte Erleichterung. Er ist dann nämlich nicht mehr an irgendwelche Archivöffnungszeiten oder Feiertage gebunden. Harald Herzel erzählt, dass hier in früheren Zeiten schon mal eine der Ordensschwestern, die im Hospital leben, bei Bedarf aus dem Archiv die gewünschten Patientenakten beschafften.
War früher eine Archivarin in Teilzeit für die Versorgung aus dem Archiv notwendig, reicht heute die Kollegin aus dem Einkauf, die nur wenige Stunden am Tag die Patientenakten elektronisch mit dem Barcode-Leser in Empfang nimmt und sie mit der Ausbuchung zur Digitalisierung weitergibt. Dies geschieht in einem geschlossenen Verfahren. Die Akte wird dann in eine DMI-Box gelegt, die verplombt wird. Begleitet wird dies durch den elektronischen Lieferschein, der die DMI-Box in Leisnig bereits erwartet.
"Die gewählte Lösung
bietet eine lückenlose und komfortable Archiv-Performance"
Harald Herzel, Geschäftsführer Heilig-Geist Hospital Bingen
- Entspannte Atmosphäre und interessante Fachgespräche beim IB in Bingen. Auf diesem Bilde sieht man, wie die Akte im Archiv eingebucht wird und ein Barcode-Etikett erhält.
