Auf die Lösung kommt es an:
Das digitale Archiv im HDZ Bad Oeynhausen

Wetter perfekt, Buffet angerichtet, Teilnehmer zahlreich – einem erfolgreichen Information Breakfast im Herz- und Diabeteszentrum in Bad Oeynhausen (HDZ) stand nichts mehr im Wege. Auf dem „Frühstücks“-Programm stand wieder einmal mehr in dieser Veranstaltungsreihe die digitale Archivlösung, diesmal die im HDZ, einem Klinik-Komplex mit 500 Betten und jährlich rund 15.000 stationären Aufnahmen.
Nachdem die Lösung in der Theorie gezeigt war, zog es die gut zwanzig Teilnehmer an den Ort des Geschehens, ins Archiv, wo die Patientenakte nach Entlassung des Patienten in Empfang genommen und in das Archiv-Verwaltungs-Programm „AVP“ von DMI eingebucht wird. Bereits mit der Patientenaufnahme teilt das KIS – im HDZ ist seit 2007 ORBIS/AGFA im Einsatz – der Archivverwaltungs-Software mit, dass die Patientenakte ins Archiv kommen muss und hat schon mal einen elektronischen „Platzhalter“, einen imaginären Fundort für diese vorgesehen. Beim Einbuchen wird aus dem „X-Fundort“ ein „A-Fundort“ – die Patientenakte gilt ab jetzt im Archiv angekommen. Und sollte die Patientenakte mal widererwarten nicht den Weg von Station ins Archiv finden, weiß die Archiv-Software das auch und die Patientenakte könnte in diesem Fall vom Archiv „angefordert“ werden. Ab Behandlungsjahr 2007 nehmen die Patientenakten aller Fachdisziplinen den Weg ins digitale Archiv. Die papierene Patientenakte wird im Archiv genauestens auf ihre Vollständigkeit wie z. B. Entlassungsbrief überprüft und darauf, dass die Vorgaben der Krankenblattordnung exakt eingehalten worden ist (die PA im HDZ hat ein 18er Register). Ist dem nicht so, geht die Patientenakte mit einem entsprechendem Schreiben zurück auf Station. Eine beachtliche Disziplin, auf deren Einhaltung Archivleiter Bernd Rohlfing und seine Kolleginnen größten Wert legen.
Im Archiv des HDZ werden die Patientenakten für ihre Digitalisierung vorbereitet und anschl. in die DMI - Archivbox gesteckt. Aufbereiten heißt, die Dokumente werden entklammert, geklebt und sortiert. Ein Vorgang, der pro Patientenakte circa fünf bis acht Minuten in Anspruch nimmt und angesichts der Größe des Hauses einen nicht zu unterschätzenden Faktor darstellt. Ist eine Archivbox voll, wird sie verplombt und ins DMI – Dienstleistungszentrum geschickt und die nächste befüllt. Nachgereichte Belege und Dokumente werden beim Eintreffen im Archiv mit einem Barcode versehen und mit der nächsten Archiv-Box versendet (durch den Barcode werden sie im Archivzentrum automatisch der richtigen Patientenakte und dem entsprechenden Register zugeordnet). Mehr Archivraum braucht es dank dieser Archivlösung nicht mehr (in Rollregalen von vier Archivräumen „schlummert“ das Altarchiv, der minimale Zugriff macht die Digitalisierung hierfür überflüssig, dazu werden es mit jedem Jahr weniger, dann, wenn die Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist).
Im DMI wird die Archivbox – der elektronische Lieferschein ist schon längst vor Ort und gibt jederzeit Aufschluss über den Lageort der Patientenakte – innerhalb fünf Tage verarbeitet, sprich gescannt und zusätzlich verfilmt und steht dann dem Arzt und dem medizinischen Personal als digitale Patientenakte zur Verfügung (die Übertragung aus dem DMI - Dienstleistungszentrum zurück in das HDZ erfolgt nachts und automatisch via gesicherter Punkt-zu-Punkt-Verbindung). Der Zugriff auf die PA erfolgt ab jetzt direkt aus dem KIS  über das FRAU-Modul zum AVP (Archiv-Verwaltungs-Programm). Nur wer sich im KIS legitimiert hat, hat auch Zugriff auf die digitale Patientenakte, eine zusätzliche Legitimierung im AVP wäre überflüssig und ist daher nicht erforderlich.

Es ist die gesamte Archivlösung, die den Gästen vom Information Breakfast in Bad Oeynhausen zusagte. Einige, die noch nicht im digitalen Archiv angekommen sind, überlegten, ob es nicht genau diese auch für sie sein könnte. Dankbar nahmen die Teilnehmer dann auch die Hinweise und Tipps für eine eigene Krankenblattverordnung von Archivleiter Bernd Rohlfing entgegen.
Was darüber hinaus Eindruck hinterließ ist die hybride Form der Archivierung im HDZ. Jede digitalisierte Patientenakte ist redundant vorhanden, digital und als analoges Back-up auf Mikrofilm, der im DMI – Sicherheitsarchiv lagert. Wissenschaftliche Tests haben für den Mikrofilm eine Haltbarkeit weit über die vorgeschriebene Frist von dreißig Jahren hinaus bestätigt. Ein weiterer Vorteil dieses Back-ups: Der analoge Mikrofilm ist absolut migrationsfrei – zum lesen bräuchte es lediglich eine Lupe und etwas Licht - und er könnte auch jederzeit wieder digitalisiert werden.
Als Universitätsklinikum der Ruhr-Universität Bochum und als „Gesundheitszentrum“ des einwohnerreichsten Bundeslandes ist das HDZ in Bad Oeynhausen auf die lückenlose, komfortable und rasche Verfügbarkeit von Patienteninformationen angewiesen. Oder wie es Günther Wyppler, der stellvertretende Geschäftsführer, in der Zeitung „archiv aktiv“ formulierte: „Die größte Änderung ist, dass die Patientenunterlagen rund um die Uhr und an jedem Tag für alle berechtigten Nutzer auf den Arbeitsplätzen, direkt nach der Verarbeitung zur Verfügung stehen. Die Beschaffung der physischen Unterlagen ist auf ein Minimum zurückgegangen. Für Anfragen etc. braucht nicht mehr die Papierakte beschafft werden.“   
Nach Freigabe durch das HDZ wird die Patientenakte aus Papier rechtskonform vernichtet.